Le travailleur et Paymate* se mettent d’accord qu’ils ont l’intention de conclure un contrat pour le travail intérimaire qui répond aux dispositions de la loi du 24 juillet 1987. Je confirme que cette déclaration d’intention doit être signée seulement une seule fois et s’applique à toutes les missions, même celles qui se succèdent par intermittence.
Paymate traite de manière sûre et confidentielle les données à caractère personnel qui sont recueillies sur tous les travailleurs freelance et candidats travailleurs freelance, collectivement dénommés « travailleur(s) » dans la présente politique de vie privée. Paymate s’engage à respecter à la lettre toutes les dispositions en matière de protection des données à caractère personnel dans le cadre de la collecte et du traitement des données à caractère personnel de ses travailleurs freelance. La présente politique définit les données à caractère personnel traitées par Paymate , la base sur laquelle elles sont traitées et la raison de leur traitement, ainsi que la façon dont elles sont protégées. La politique comprend et décrit également les droits des travailleurs freelance dans le cadre du traitement des données à caractère personnel et les règles concernant l’échange mutuel de données (qui peut consulter les données à caractère personnel ?).
La présente politique concerne en particulier la protection des données à caractère personnel lors de leur traitement dans le cadre du dossier du personnel et des données salariales. Elle s’applique à tous les travailleurs freelance liés au travailleur par un contrat de travail intérimaire ou un contrat (de travail) avec la filiale Ergoflex, mais également aux personnes :
Toutes les catégories susmentionnées sont visées dans la présente politique lorsqu’il est question du « travailleur ».
1. Qui contacter en cas de questions?
Agilitas Group, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro (TVA BE) 0478.971.449, dont le siège social est établi à 2800 Malines, Stationsstraat 120, est le Responsable du traitement des données à caractère personnel. Paymate déclare respecter en tant que Responsable du traitement la législation belge sur la vie privée, ainsi que les dispositions du Règlement général sur la Protection des Données à compter de son entrée en vigueur.
2. Que sont des données à caractère personnel ?
Le Règlement général sur la Protection des Données définit une donnée à caractère personnel comme «toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une ‘personne physique identifiable’ une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.»
Si la présente Politique de vie privée fait référence à des données à caractère personnel, il est renvoyé à cette définition du Règlement.
En principe, aucune catégorie particulière de données à caractère personnel n’est traitée, sauf si l’exécution du contrat de travail l’exige. On entend par « traitement de catégories particulières de données à caractère personnel »:
Le traitement des données à caractère personnel qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.
3. Quelles données sont traitées?
Nature des données à caractère personnel
Paymate recueille et traite différentes données à caractère personnel de ses travailleurs freelance qui portent sur leur occupation. Ces données ont en premier lieu trait à toutes les données découlant de l’application de dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles en lien avec l’occupation de personnel. Elles portent généralement sur les éléments suivants :
Les données peuvent aussi et plus spécifiquement, dans le cadre de l’exécution du contrat de travail et l’application de dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles, porter sur différentes catégories de données à caractère personnel :
Ces catégories de données à caractère personnel visent une exhaustivité et ne signifient en aucun cas que l’employeur traite toutes ces données.
Renseignements personnels
Le travailleur communiquera toutes les informations pertinentes dont l’employeur a besoin.
Au moment de son engagement ou lorsque de nouvelles mesures sont appliquées, le travailleur remet à l’employeur tous les renseignements nécessaires à l’application des formalités obligatoires, soit dans le domaine de la législation sociale soit pour l’octroi, la suspension ou la cessation du droit à des indemnités et autres allocations.
L’employeur se réserve le droit de demander une copie des diplômes et/ou certificats obtenus si ces documents sont importants dans la fonction exercée par le travailleur. L’employeur traitera les renseignements recueillis avec la confidentialité requise. Il peut les lire, mais pas conserver.
Tout changement au niveau des renseignements personnels d’origine (changement d’adresse, état civil, charge de famille, etc.) sera communiqué spontanément et sans délai en ligne, par écrit ou par e-mail à l’agence intérim.
Le travailleur est responsable de la non-information ou de l’information tardive du travailleur et devra le cas échéant rembourser les indemnités, les allocations ou les interventions indûment perçues.
Données à caractère personnel protégées
Certaines données sont uniquement traitées pour octroyer un avantage au travailleur.
Des « données sensibles »peuvent être traitées lorsqu’elles sont nécessaires en vue de l’exécution des droits et devoirs en matière de droit du travail du titulaire du fichier.
(Article 9 du Règlement général sur la Protection des Données, article 8 de la loi du 8 décembre 1992, articles 25 à 27 inclus de l’AR du 13 février 2001)
« L’affiliation à une mutuelle »peut être traitée afin de répondre à un intérêt légitime de la personne concernée si le traitement vise à accorder un avantage réel et dans la mesure où la personne concernée ne s’oppose pas au traitement.
(Articles 25 à 27 inclus de l’AR du 13 février 2001).
Traitement des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel dont le travailleur dispose peuvent être obtenues aussi bien par le biais du travailleur que via d’autres canaux d’information.
Si l’employeur n’obtient pas les données à caractère personnel du travailleur, ce dernier en est informé dans un délai raisonnable.
Le traitement de ces données est soumis à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Le responsable du traitement est le travailleur qui traite les données à caractère personnel avec la prudence nécessaire.
Vous trouverez ci-après de plus amples informations sur les droits du travailleur dans le cadre de ce traitement et sur la sécurisation du traitement.
4. Pourquoi ces données à caractère personnel sont-elles traitées et quelle est la base juridique pour le traitement?
Général
Les données à caractère personnel du travailleur sont traitées :
Dans le cadre du dossier du personnel et de l’administration des salaires, on traite une vaste quantité de données à caractère personnel qui sont requises selon les lois, règlements et instructions aux niveaux régional, fédéral et international en matière de droit du travail, de sécurité sociale, de législation fiscale, y compris des conventions collectives de travail et des contrats de travail individuels, ainsi que le règlement de travail. Le cas échéant, les fins seront formulées plus clairement et communiquées au travailleur.
Les données à caractère personnel sont principalement utilisées pour la gestion des salaires, avec l’aide éventuelle d’un secrétariat social, ainsi que pour l’administration du personnel. Elles sont traitées dans le cadre du contrat de travail pour le travail intérimaire. Il s’agit principalement de données qui figurent sur le compte individuel annuel. L’état civil et les enfants à charge sont nécessaires pour le calcul à des fins fiscales et sociales. L’origine (nationalité) doit être contrôlée et traitée afin de répondre à l’obligation de disposer d’une autorisation d’occupation.
Les CV, lettres de motivation et notes prises lors de l’entretien d’embauche ainsi que les formulaires d’évaluation sont traités pour parcourir le trajet de candidature, comme intérêt légitime. Les données à caractère personnel obtenues d’évaluations du travailleur ou du contrôle du travailleur seront également traitées en raison de l’existence d’un contrat de travail. Si ces informations sont utilisées à d’autres fins, le travailleur en sera informé en temps utile selon les règles légales. Les photos et vidéos sont recueillies et traitées en vue de leur utilisation à des fins de communication interne, mais uniquement moyennant consentement préalable.
Le nom d’une personne de contact est recueilli afin de contacter en cas d’urgence un membre de la famille ou un proche, avec pour base juridique la nécessité de protection des intérêts vitaux du travailleur. Le nom et prénom du partenaire sont nécessaires au cas où une assurance hospitalisation serait présentée et le partenaire et les enfants sont affiliés.
Différentes données seront en outre traitées en raison d’une obligation légale qui repose sur l’employeur ou lorsque le traitement est nécessaire et raisonnable pour défendre les intérêts du Responsable du traitement (employeur) ou d’un tiers. L’employeur en informera le travailleur en temps utile le cas échéant.
Dans certains cas, le traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement explicite du travailleur.
Ces données ne seront pas utilisées à d’autres fins que la gestion du personnel ou l’administration des salaires. Si ces données sont utilisées à d’autres fins que la gestion du personnel et l’administration des salaires, le travailleur en est informé dans les meilleurs délais selon les règles légales.
Situations particulières
Dans certaines situations particulières, outre les données énumérées ci-dessus, d’autres données encore sont traitées:
Surveillance caméra: ☑ d’application □ pas d’application
Contrôle des e-mails et de l’internet:
Photos du travailleur:
Enregistrement du temps:
5. Droits du travailleur dans le cadre du traitement des données à caractère personnel
Traitement des données à caractère personnel par les clients
Les clients de Paymate traitent éventuellement des données à caractère personnel des travailleurs freelance. Ce traitement de données à caractère personnel est régi par la politique de vie privée du client.
Droit de consultation et de copie
Le travailleur a le droit de consulter gratuitement les données à caractère personnel que l’employeur traite à son sujet, ainsi que la raison pour laquelle l’employeur le fait, l’emplacement depuis lequel l’employeur a extrait les données et la personne qui reçoit les données. Le travailleur peut dans ce cas également savoir combien de temps l’employeur a l’intention de conserver les données, si les données sont utilisées en vue d’un processus décisionnel automatique et si l’employeur a l’intention d’envoyer des données à un pays en dehors de l’Union européenne. Le travailleur désireux de recourir à ce droit peut le demander par écrit ou par voie électronique via les coordonnées reprises sous le point 1.
L’employeur fournit les informations demandées par écrit ou par voie électronique dans un délai raisonnable. Si le travailleur le demande, les informations sont communiquées verbalement, à la condition que l’identité de la personne concernée soit prouvée par d’autres moyens.
Le travailleur a également droit à une copie des données à caractère personnel qui sont traitées. Lorsque le travailleur présente sa demande par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique, à moins que le travailleur ne demande qu’il en soit autrement.
Dans le cas où les fiches salariales sont mises à la disposition du travailleur sous une forme électronique, ce dernier peut consulter ces données à tout moment.
Droit de rectification
Le travailleur peut demander de corriger ou de compléter des données à caractère personnel (incorrectes). L’employeur s’engage à accéder à cette requête dans les plus brefs délais.
Droit à l’effacement
Le travailleur a le droit de faire effacer des données à caractère personnel qui le concernent. L’employeur accède à cette requête du travailleur dans un délai raisonnable, par exemple dans les cas de figure suivants :
Cette demande d’effacement des données à caractère personnel peut uniquement être refusée par l’employeur lorsque ceci est justifié, par exemple dans le cadre de l’exercice ou de la défense de droits en justice ou en raison d’un devoir légal de conserver et de traiter certaines données. Le travailleur ne peut pas s’opposer au traitement des données à caractère personnel nécessaires à l’administration des salaires.
Droit à la limitation des données à caractère personnel
Le travailleur peut demander à l’employeur de limiter le traitement de ses données à caractère personnel lorsqu’il conteste la justesse des données, lorsque le traitement est illégitime ou lorsque l’employeur n’a plus besoin des données aux fins de traitement. Les données à caractère personnel pourront alors uniquement être traitées dans les cas suivants :
Droit d’opposition
Un travailleur a le droit de s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel, y compris au profilage sur la base de ces dispositions. Le traitement est alors cessé, sauf s’il reste nécessaire pour le respect de la législation sociale et fiscale, la défense des intérêts du travailleur ou d’un tiers ou en vue de la constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice.
Droit de portabilité des données
Un travailleur peut demander à l’employeur, pour tous les traitements des données à caractère personnel basés sur le consentement explicite ou les exercices du contrat de travail, de les obtenir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. De plus, le travailleur peut par la suite transmettre ces données à un autre employeur ou responsable du traitement.
Droit de réclamation
Le travailleur peut à tout moment introduire une plainte quant au traitement des données à caractère personnel auprès de l’instance compétente dans l’État membre dans lequel il a sa résidence habituelle, son lieu de travail ou dans lequel l’infraction alléguée a été commise.
En Belgique, on peut introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (Tél. : +32 22744800 ; fax : +32 22744835, adresse e-mail : commission@privacycommission.be). À partir du 25 mai 2018, cette commission s’appellera désormais l’Autorité belge pour la Protection des Données.
De plus, le travailleur peut à tout moment intenter une action en civil et réclamer des dommages-intérêts, par exemple au cas où il subirait un préjudice à la suite du traitement de ses données à caractère personnel.
Droit de retrait de consentement
Lorsque le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement du travailleur, le travailleur peut à tout moment retirer ce consentement, sans que ceci ne porte atteinte à la légitimité du traitement sur la base du consentement avant le retrait de celui-ci.
6. Garanties et sécurisation des données à caractère personnel
Sécurisation des données à caractère personnel
Le travailleur met tout en œuvre pour garantir le respect des mesures de sécurisation techniques et organisationnelles pour le traitement des données à caractère personnel, en particulier pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès par des personnes non compétentes ou la notification par erreur à des tiers de données à caractère personnel recueillies ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données. Cette sécurisation est garantie par des outils haute technologie et la qualité du personnel. Le personnel est lié par le secret professionnel.
Si certains documents sont transmis au travailleur par voie électronique (par ex. la fiche salariale) et conservés sous une forme électronique, ceci passe par le secrétariat social en appliquant des normes strictes de sécurité.
En cas de transfert de données à caractère personnel à des pays en dehors de l’Union européenne, des garanties appropriées seront prises par le travailleur ou le consentement du travailleur sera demandé.
Responsable du traitement et fonctionnaire chargé de la protection des données
Le responsable du traitement – l’employeur – veille à la justesse et à la pertinence des données à caractère personnel traitées. Il veille à la conformité avec la réglementation applicable.
Le travailleur peut contacter à tout moment le responsable du traitement, ou le représentant du responsable du traitement afin d’exercer ses droits ou pour demander des informations complémentaires.
Le cas échéant, le fonctionnaire chargé de la protection des données veillera au respect de la protection des données à caractère personnel.
7. Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel des candidats travailleurs freelance sont conservées 3 ans après la première inscription. À l’expiration du délai de 3 ans, on recontacte le travailleur en lui demandant son consentement s’il souhaite être maintenu dans la base de données.
Les données à caractère personnel des travailleurs freelance ayant effectivement travaillé chez Paymate sont conservées 5 ans après la conclusion du dernier contrat. À l’expiration du délai de 5 ans, on recontactera le travailleur en lui demandant de donner le cas échéant son consentement s’il souhaite être maintenu plus longtemps encore dans la base de données, sans préjudice de dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles ou de délais de prescription obligeant ou nécessitant la conservation du dossier du personnel ou d’une partie du dossier du personnel pendant une plus longue durée dans l’organisation, par exemple en vue ou à la suite de droits en justice.
8. Qui peut consulter les données à caractère personnel?
Consultations de données
Seuls les membres du personnel de l’employeur autorisés et les personnes désignées par l’entreprise sont habilités à effectuer des consultations internes dans les données à caractère personnel. Ces personnes ont besoin raisonnablement des données du chef de leur tâche ou pour les besoins du service. L’entreprise prévoit un système d’accès limité et un niveau de sécurisation approprié.
(Catégories de) personnes à qui les données à caractère personnel sont communiquées (communications externes)
Les communications de données à caractère personnel à des tiers sont limitées à l’application de dispositions légales et réglementaires ou, si les communications sont nécessaires pour l’exécution normale de la gestion du personnel ou de l’administration des salaires, comme les services publics, les organismes de sécurité sociale et les institutions coopérantes de sécurité sociale.
Certaines données à caractère personnel sont communiquées à des tiers :
Les nom, prénom et les données nécessaires pour effectuer l’administration du salaire sont communiqués aux clients de Paymate au cas où des prestations de travail sont entamées.
Le dossier du personnel du travailleur peut également être transmis au bureau d’audit en vue de l’exécution d’un audit dans le cadre de l’obtention/du maintien du label de qualité de la fédération professionnelle.
Les tiers susmentionnés traitent les données à caractère personnel sur ordre de l’employeur pour exercer une certaine tâche. Un contrat de traitement est conclu avec les sous-traitants susmentionnés pour que e.a. les données à caractère personnel du travailleur soient suffisamment protégées et sécurisées.
Dans des circonstances exceptionnelles, des données à caractère personnel sont communiquées à des tiers pour l’exercice de leur mission, tels que des experts-comptables, consultants et avocats dans le cadre du soutien fiscal et/ou juridique, des chercheurs et des prestataires de services TIC. Ces tiers traitent sur ordre de l’employeur des données à caractère personnel afin d’exécuter une certaine tâche. Un contrat de traitement est conclu avec les sous-traitants susmentionnés, notamment pour que les données à caractère personnel du travailleur soient suffisamment protégées et sécurisées.
Les données à caractère personnel ne seront ni vendues, ni louées, partagées ou commercialisées autrement à des tiers, sauf comme décrit ci-dessus ou consentement préalable.
L’employeur peut être tenu de communiquer des données à caractère personnel sur injonction judiciaire ou pour répondre à une autre législation ou réglementation contraignante.
9. Quand la présente politique entre-t-elle en vigueur?
La présente politique entre en vigueur le 25 mai 2018.
Accord et accusé de réception
Je confirme la déclaration d’intention avec Paymate qui comprend l’intention des parties de conclure un contrat pour le travail intérimaire qui répond aux dispositions de la loi du 24 juillet 1987. Je confirme que cette déclaration d’intention doit être signée seulement une seule fois et s’applique à toutes les missions, même celles qui se succèdent par intermittence.
Je déclare avoir reçu un exemplaire du règlement pour la ‘Protection des données à caractère personnel des travailleurs freelance dans le cadre de leur dossier du personnel et des données salariales. Je l’ai lu attentivement et me déclare entièrement et expressément d’accord avec son contenu.
